Cambiare il software gestionale della produzione: quando farlo e perché

Una regola base quando si percorre una via ferrata in montagna prevede che non bisognerebbe mai staccare entrambi i moschettoni contemporaneamente, ma solo uno alla volta, così da restare sempre attaccati al cavo con almeno un moschettone.

Nel corso della vita delle aziende arriva prima o poi il momento di cambiare gestionale, il software che più di tutti rappresenta il cuore dell’azienda poiché gestisce un sacco di informazioni e dati. Cambiare il gestionale non è un’attività banale, un po’ come dover staccare i moschettoni in un punto critico della ferrata. Come l’escursionista che si trova aggrappato su una parete verticale con i piedi appoggiati su piccoli speroni di roccia, le aziende che cambiano il gestionale si trovano in una posizione altrettanto difficile, dove i processi da gestire sono più complessi. Per le aziende manifatturiere, uno dei processi più importanti è la pianificazione delle operation e il cambio del gestionale può compromettere la visibilità e il controllo sulla produzione. In una situazione del genere, cambiare il gestionale è un po’ come staccare entrambi i moschettoni: si corre un grande rischio.

Per questo, per evitare di perdere il controllo sulla propria produzione bisogna gestire la produzione con un software apposito, per far sì di restare sempre assicurati con almeno un moschettone alla parete.

Cos’è un software gestionale della produzione

Il software gestionale, anche chiamato ERP (Enterprise Resource Planning), è un software fondamentale per le aziende di qualsiasi dimensione, in quanto aiuta a ottimizzare e gestire i principali processi facendo risparmiare tempo e riducendo i margini di errore.

Un software gestionale coordina i dati relativi ai vari processi aziendali e semplifica le operazioni. Proprio grazie a questa sua funzione di coordinamento e collegamento, a beneficiarne sono tutti i reparti dell’azienda, come: contabilità, fatturazione, gestione delle scorte di magazzino, gestione delle vendite e degli acquisti, gestione delle risorse umane e gestione della produzione.

Un software gestionale fornisce una panoramica completa sulle attività aziendali in tempo reale, così da permettere ai dirigenti di prendere decisioni informate basandosi su dati sempre aggiornati.

Quando cambiare gestionale della produzione?

Quando il gestionale in uso diventa obsoleto rispetto alle effettive necessità, è il momento di cambiarlo. Un ERP obsoleto, infatti, oltre che rendere inefficiente e più faticoso il lavoro per il team, può anche essere un ostacolo alla crescita di tutta l’azienda.

I segnali che permettono di accorgersi che il gestionale in uso ha bisogno di essere sostituito possono essere diversi: mancanza di dati, necessità di eseguire molte operazioni manuali da ripetere anche quotidianamente, scarsa integrazione con altre soluzioni software presenti in azienda. Altri segnali che indicano che è arrivato il momento di cambiare il proprio gestionale sono:

• Azienda in crescita: coordinare in modo integrato le attività organizzative dell’azienda è diventato difficile, anche a causa di una sempre più scarsa comunicazione tra i reparti.
• Il gestionale non si integra con gli altri software, rendendo difficile lo scambio di dati e riducendo la visibilità tra reparti.
• Difficoltà nel lavorare da remoto a causa di un software poco performante.
• Excel usato per creare formule e fare analisi, con una conseguente perdita di tempo unita al rischio di commettere errori.
• Poca visibilità sui costi, soprattutto legati a licenze e interventi di aggiornamento e manutenzione.

Le sfide del cambio software gestionale

Come per qualsiasi novità introdotta in un’azienda, anche implementare un nuovo gestionale porta con sé alcuni rischi. Il passaggio da un ERP all’altro potrebbe infatti comportare l’ interruzione dei flussi di lavoro e una ridotta produttività dei dipendenti.

In generale, i rischi principali riguardano:

• Aspettative poco realistiche sul software e su quello che può fare. È comune aspettarsi che un nuovo software contribuisca a semplificare le operazioni automatizzandole, che sia facile da implementare e da usare, integrandosi con i software già presenti in azienda. E in generale ci si aspetta che aiuti a raggiungere gli obiettivi aziendali. Per questo nel momento della scelta del software è importante conoscere le caratteristiche e quello che il software può fare. Inoltre, per mantenere aspettative realistiche, bisogna avere ben chiari tempistiche e risultati attesi dal progetto di implementazione.
• Scegliere un software standard pronto all’uso. Una scelta su cui si ripiega quando si vuole avere subito disponibile un software già pronto e affidabile, perché magari non ci sono le risorse per affidarsi a un team di sviluppo per rendere il software su misura. Il principale rischio in questo caso è che non siano disponibili funzionalità aggiuntive per coprire casi d’uso specifici.
• Risorse inadeguate per le fasi di implementazione e di test del nuovo software, che dovrebbero avvenire con un team dedicato che conosce le specifiche dell’azienda, coinvolgendo tutte le parti interessate e i responsabili dei processi che verranno influenzati dal nuovo software.
• Cattiva gestione del cambiamento che comporta una mancata preparazione degli utenti al passaggio al nuovo software, limitandone quindi l’adozione e il raggiungimento degli obiettivi. Per limitare la naturale tendenza umana a resistere al cambiamento, bisogna lavorare proprio su questo lato umano. Quindi è necessario formare il personale affinché il passaggio al nuovo software sia più semplice e i team siano in grado di identificare le modifiche ai processi necessarie. Inoltre, si dovrebbe sviluppare una strategia di comunicazione con l’obiettivo di informare il personale sui vantaggi del nuovo software, come potrà migliorare il lavoro quotidiano e la qualità di tutta l’organizzazione.
• Scarsa integrazione tecnologica e difficoltà nella migrazione dei dati nel caso in cui il nuovo software non riesca a integrarsi con altri sistemi. I dati presenti sul vecchio gestionale dovranno essere migrati sul nuovo mantenendo la loro integrità per evitare di perdere informazioni preziose. La migrazione dovrebbe avvenire senza interruzioni e senza influire sui processi esistenti. Per evitare rischi di questo tipo, le fasi di implementazione e di migrazione dei dati dovrebbero essere sorvegliate da vicino per assicurarsi che il nuovo software sia allineato con l’architettura IT esistente nell’azienda.

Perché scegliere CyberPlan

Come visto, l’ERP è un software che si integra con molti reparti dell’azienda, di conseguenza cambiare gestionale coinvolge tutti i processi e le aree aziendali e molto spesso diventa un progetto oneroso in termini di risorse, tempi e processi coinvolti.

Nelle aziende manifatturiere, uno dei processi più importanti che può essere messo a rischio dal cambio del gestionale riguarda la pianificazione delle operation. Una scarsa integrazione tra vecchio e nuovo software e difficoltà nella migrazione dei dati possono infatti compromettere la continuità delle operation e far perdere il controllo sulla propria produzione. A questo si aggiunge il fatto che le aziende che cambiano il gestionale lo fanno in un momento di crescita ed espansione, in una fase quindi dove la gestione delle operation è caratterizzata da una maggiore complessità.

Tutte queste criticità sono evitabili affidando la pianificazione della produzione a un software APS (Advanced Planning and Scheduling), che permette di mantenere il controllo sulla produzione anche quando la visibilità sui dati aziendali di solito garantita dall’ERP è scarsa o se dovessero esserci problemi nella transizione.

CyberPlan è la suite che da più di 30 anni soddisfa tutte le necessità delle aziende manifatturiere nella pianificazione e schedulazione avanzata della produzione. La suite copre tutti i processi dalla creazione di piani previsionali, alla pianificazione di piani di produzione fattibili, fino alla schedulazione di dettaglio a capacità finita. L’uso di CyberPlan permette quindi di mantenere il controllo completo e autonomo sulla produzione, superando la fase di transizione tra i gestionali senza il rischio di compromettere le operation. E mantenendo una produzione ottimizzata anche dopo. 

Se la tua azienda si trova in una fase di transizione del gestionale e vuoi mettere al sicuro la tua produzione, richiedi una consulenza per conoscere tutti i vantaggi di CyberPlan.