Nelle aziende si sente parlare spesso di pianificazione strategica, tattica e operativa. In molti casi però vi è confusione riguardo le differenze che esistono tra queste tre tipologie di piani e tra le aree comuni ad esse. In questo articolo si vuole dare una spiegazione a cosa si intende per pianificazione operativa aziendale, lo scopo per cui le imprese elaborano un piano operativo aziendale e la sua importanza.
La pianificazione aziendale è il processo attraverso il quale l’impresa definisce gli obiettivi da raggiungere e le azioni per raggiungere tali scopi. La pianificazione è strettamente connessa alla gestione aziendale, che è l’insieme dei processi che contribuiscono al conseguimento degli obiettivi già decisi durante la pianificazione. Essa si divide generalmente in 3 processi:
La pianificazione operativa aziendale è dunque uno dei processi della più ampia pianificazione aziendale.
La pianificazione operativa è una componente essenziale del modo di fare business in quanto spiega nel dettaglio i passi che deve compiere il prodotto dalla fase di progettazione fino alla consegna al cliente. Un piano operativo può sembrare banale ma è fondamentale per rispondere a domande quali:
La pianificazione strategica è importante perché spiega come intendiamo gestire e organizzare la produzione e la consegna del prodotto. Pianificare queste attività si rivela infatti fondamentale e critico per il successo dell'organizzazione perché traduce la teoria in realtà.
Il piano operativo poi, essendo un documento di programmazione interna, dovrebbe fornire una programmazione dettagliata e approfondita di come si intende svolgere le attività, inserendole nel quadro più ampio della pianificazione strategica. In un piano operativo andranno privilegiate la chiarezza e la semplicità dei contenuti e prima di condividerlo bisognerebbe verificare se il contenuto è chiaro e se declina, spiegandola, la pianificazione strategica. Alcuni temi che vengono spesso affrontati in un piano operativo sono:
Nel caso di un impianto di produzione, ad esempio, sarà importante discutere il processo con il quale vengono realizzati i prodotti. Il processo produttivo infatti comporta di solito una descrizione degli impianti, delle attrezzature, dei materiali e delle esigenze del lavoro.
Il processo di pianificazione aziendale è molto delicato e complesso tanto da poter essere scomposto in fasi concatenate. Ogni fase è caratterizzata da un orizzonte temporale che si restringe sempre più. Inoltre, passando da una fase all’altra, aumentano i dettagli relativi alla definizione degli obiettivi ed ai mezzi per conseguirli. Per questo motivo sparla di:
È importante sottolineare la natura iterativa di questo processo. Man mano che vengono acquisite maggiori informazioni, potrebbe essere necessario ribadire alcuni dei passaggi precedenti. I sei passaggi, sebbene presentati e discussi in modo sequenziale per facilità di comprensione, di solito si verificano in modo iterativo e talvolta simultaneo. Le iterazioni delle fasi sono condotte secondo necessità per formulare piani efficienti, efficaci, completi e accettabili.
È utile dedicare del tempo alla corretta valutazione dei propri processi per studiare se è possibile migliorarne l'efficienza e migliorare la qualità del prodotto finito. Facendo questi ragionamenti si potranno individuare lacune che, una volta risolte permettono di aumentare i margini di profitto. Concentrarsi su un piano operativo può portare anche a questi vantaggi.
Spesso le aziende utilizzano le espressioni pianificazione strategica e pianificazione operativa per identificare la stessa cosa, ma se il piano strategico funge anche da piano operativo, la cosa non va tanto bene e probabilmente vi sono dei problemi. Entrambi tuttavia sono necessari al raggiungimento degli obiettivi.
Un piano strategico definisce la mission, la vision e gli obiettivi di alto livello dell'azienda per i prossimi tre/cinque anni. Inoltre, tiene conto di come misurare questi obiettivi e dei principali progetti che si intende intraprendere per raggiungerli.
Un piano operativo (o piano di lavoro) è uno schema dettagliato di ciò che farà l'azienda nel prossimo futuro, solitamente l'anno successivo. Il piano risponderà a domande (quali: chi, cosa, quando e quanto) riguardanti le attività quotidiane o settimanali. In particolare definisce:
In poche parole, il piano strategico condivide la vision per il futuro, mentre il piano operativo definisce come si intende arrivare, in maniera concreta, alla vision, definendo le azioni su base giornaliera, o settimanale. Entrambi i concetti descrivono dunque i piani aziendali per il futuro, ma in contesti diversi. Di seguito abbiamo individuato quattro differenze principali tra di essi:
Vi sono dunque evidenti differenze tra i due tipi di pianificazione tali per cui i due piani non possono coincidere in alcun modo.
Le aziende, ed in particolare quelle manifatturiere, possono utilizzare oggi delle soluzioni software estremamente avanzate e in grado di supportarle nel processo decisionale. Anche la pianificazione operativa aziendale beneficia di soluzioni informatiche, ed in particolare software di Advanced Planning and Scheduling permettono ai responsabili del reparto produttivo di avere una visione precisa ed aggiornata sul prossimo futuro. I planner, i responsabili di Supply Chain ed i responsabili di reparto possono utilizzare questi tool per organizzare il reparto centrale di un'azienda manifatturiera, quello produttivo.
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