Project Portfolio Management: cos'è e come svilupparlo

Come gestire al meglio i vari progetti in essere all’interno di un’organizzazione? Come sapere quali progetti contribuiscono alla strategia aziendale in modo da dare loro più priorità, e quali invece eliminare perché non necessari?

Per rispondere alle domande iniziali entra in gioco il Project Portfolio Management, metodologia che consiste nel gestire più progetti insieme per assicurare l’allineamento delle azioni agli obiettivi aziendali, che devono essere rispettati in termini di tempo e di budget. I progetti sono alla base delle strategie aziendali e il successo di un’azienda è strettamente legato alla sua capacità di gestirli in modo efficace, perché significa avere un business efficiente e allineato al mercato.

In un modo basato sulla competizione globale e dove la sopravvivenza delle aziende dipende in maniera crescente dalla capacità delle stesse di proporre un flusso costante di nuovi prodotti di successo, dove i prodotti possono essere anche i servizi, la capacità di gestire i progetti è un fattore di importanza crescente. Scopo del PPM è anche quello di migliorare il tasso di successo dei nuovi prodotti, assicurando la realizzazione di un portfolio di progetti allineati strategicamente agli obiettivi aziendali.

Cos’è il Project Portfolio Management

Il Project Portfolio Management consiste nella pratica di gestire in modo centralizzato un insieme di più progetti, attraverso un sistema organizzato che risponde a determinate caratteristiche. A differenza del Project Management (che si concentra sulla gestione di un singolo progetto), il PPM serve per una gestione strategica più ampia e si occupa anche di selezionare i progetti e valutare le capacità dell’organizzazione di eseguirli.

Elemento chiave del Project Portfolio Management consiste nel definire il portfolio di progetti, ossia l’insieme di progetti in base a pertinenza e somiglianze necessari per realizzare la strategia aziendale e/o l’insieme di programmi (un insieme di progetti indipendenti tra loro ma con un obiettivo comune).

In questo modo, il Project Portfolio Management offre a dirigenti, project manager, team e a tutte le parti interessate una visione globale su progetti in atto o in programma, compreso il modo in cui questi si inseriscono nelle direttive e nella strategia dell’azienda.

Negli ecosistemi aziendali moderni sempre più complessi e che richiedono livelli di performance sempre più alti, dove il successo si misura in termini di progetti portati a compimento, il PPM risulta essere una nuova necessità per tutte le aziende che vogliono restare competitive.

Gli obiettivi del Project Portfolio Management

Il principale obiettivo del Project Portfolio Management è quello di aumentare il valore dei risultati ottenuti. Infatti, gestendo i progetti in portfolio si ottengono risultati nel complesso migliori rispetto a una gestione separata, perché si arriva a beneficiare di una maggiore sinergia data dall’allineamento tra programmi e strategia di business e da un uso ottimale delle risorse condivise. Altri obiettivi specifici che il PPM si pone di raggiungere riguardano:

• Dare una visione di insieme ai membri del team: tutte le figure coinvolte nel progetto possono avere una visione generale e vedere come i progetti si legano alla strategia aziendale e agli obiettivi più ampi dell’organizzazione.
• Raggiungere una produttività elevata: l’interconnessione tra la gestione dei progetti in portafogli e il raggiungimento degli obiettivi aziendali permette di creare maggiore coinvolgimento nei dipendenti, che sono consapevoli del ruolo che ricoprono e di conseguenza sono più attenti alla qualità dei risultati.
• Pianificare meglio le risorse e ridurre gli sprechi: il PPM permette di allocare le risorse in base alle priorità e le attività sono programmate in modo da raggiungere gli obiettivi.
• Rendere l’azienda più agile: allineando le attività alla strategia, il rendendo così più semplice adattarsi in caso di cambiamenti per cogliere nuove opportunità o superare ostacoli.
• Aumentare il ritorno sugli investimenti (ROI): raggiungibile come conseguenza grazie alla maggiore trasparenza sugli obiettivi aziendali e alla migliore gestione delle risorse.

Le fasi del Project Portfolio Manager

Le fasi chiave in cui articolare il processo di Project Portfolio Management prevedono:

• Identificare i progetti, sia quelli già esistenti che potenziali in modo da avere una visione completa e poter stabilire una strategia ottimale. La raccolta di informazioni sui progetti può essere fatta partendo dai dati presenti all’interno dell’organizzazione o ottenuti direttamente dai project manager. Questa fase permette di categorizzare e raggruppare i progetti in base a caratteristiche comuni.
• Stabilire quanto ogni progetto impatti sulla strategia aziendale. È necessario identificare a priori gli obiettivi strategici aziendali così da poter determinare le attività strategiche per ogni progetto.
• Definire le priorità di ogni progetto, compito che spetta al PMO per stabilire in quale ordine i progetti vanno eseguiti e con quale motivazione. In questa fase di allineamento, si possono prendere decisioni anche su quali progetti ritardare o cancellare ed entrano in gioco analisti what-if per valutare portafogli alternativi.
• Assegnare le risorse: un passo fondamentale per gestire le risorse disponibili evitando sprechi e ripartendo i carichi di lavoro in modo corretto ed equilibrato.
• Revisioni periodiche per garantire il perseguimento della strategia anche in caso di variazione nelle necessità. Per facilitare questo step è auspicabile prevedere la condivisione di report con i dirigenti, in modo da dare visibilità in tempo reale sullo stato dei progetti e facilitare la condivisione di informazioni.

Gli strumenti per il Project Portfolio Management

Come occuparsi quindi della gestione di un portfolio di progetti? Il Project Portfolio Management è una pratica complessa che richiede il controllo di numerosi elementi. Per non perdere di vista nulla servono strumenti digitali per definire come affrontare i progetti mantenendosi in linea con gli obiettivi e per gestire le risorse impegnate su più progetti contemporaneamente.

È quindi importante che lo strumento scelto funzioni in ottica multi-progetto e che riunisca in un unico luogo tutte le informazioni rilevanti sui progetti, così da poter organizzare priorità e allocare risorse semplificando la presa di decisioni.

Le funzionalità essenziali richieste maggiormente riguardano: dashboard intuitiva per monitorare attività e avanzamenti; semplicità nella pianificazione delle attività e nel loro monitoraggio; ambiente collaborativo per uno scambio di informazioni più rapido.

RSP: il Project Portfolio Manager Software

Gestire in modo efficiente il portfolio progetti è essenziale per un’azienda che vuole essere competitiva. Utilizzare un sistema che faciliti la gestione può agevolare di molto il lavoro dei project manager che devono gestire team impegnati su più progetti.

CyberPlan RSP risponde a questa esigenza e fornisce uno strumento in grado di:

• Pianificare le attività supportati da algoritmi di pianificazione con regole stabilite dall’utente per velocizzare il processo decisionale e ridurre allo stesso tempo l’errore, molto utile negli ambienti multi-progetto più complessi.
• Simulare scenari per agevolare la presa di decisioni negli ambienti multi-progetto, con la possibilità di valutare l’impatto di trattative e previsioni.
• Possibilità di raggruppare le risorse in base alle skill e di avere visibilità sulla loro intercambiabilità.

Scopri come gestire un portfolio di progetti e ottenere il massimo dal tuo team.