Tra le responsabilità più critiche del project manager c’è assegnare la giusta quantità di attività a ogni membro della propria squadra. È in questo che consiste il workload di progetto, in una gestione e distribuzione efficiente dei compiti all’interno del team.
L’obiettivo è assicurarsi che le attività di ognuno siano svolte in tempo, ma anche che ci sia un giusto bilanciamento nella quantità di lavoro che ogni membro del team deve svolgere, per evitare la sindrome da burnout, una condizione psicofisica che deriva da una situazione lavorativa percepita come logorante, in cui il lavoratore si sente insoddisfatto dalla propria routine lavorativa e con il tempo può arrivare a distaccarsi mentalmente dal proprio impiego.
Quando gestito in modo corretto, il workload management mette i team nella condizione di lavorare massimizzando le prestazioni e li rende soddisfatti, poiché ognuno sa quale volume di lavoro deve affrontare e riesce a raggiungere risultati qualitativamente migliori in minor tempo.
Un Workload Tracking Software è uno strumento che semplifica le strategie e i processi per distribuire le attività in modo bilanciato, tenendo traccia delle attività che ogni membro del team deve svolgere, sia per quanto riguarda le attività relative ai progetti che quelle di routine o l’indisponibilità.
Mappando le attività e capendo quanto tempo le risorse possono dedicare ai progetti, permette di capire quante attività ogni persona può prendersi in carico. Per avere questi dati, bisogna monitorare:
Avendo visibilità su queste informazioni si possono assegnare le attività ai membri dei team in modo efficace. I Workload Tracking software aiutano a inserire e tenere traccia di alcune informazioni, in particolare:
È poi importante mantenere visibilità sull’avanzamento dei progetti per sapere se e dove intervenire per modificare i carichi. Monitorare tutte queste attività e aggiornare i dati a mano richiederebbe molto tempo, invece un software permette di avere tutte le informazioni sempre aggiornate e in un unico luogo.
Quando i team lavorano in ambienti multi-progetto, gestire i carichi di lavoro può essere ancora più difficile. In questo contesto il workload management influisce sulla capacità di pianificare in modo accurato, di allocare in modo efficiente le risorse e di impostare date di scadenza fattibili.
Sottovalutare l’importanza di assegnare a ogni membro del team un carico di lavoro appropriato, significa incorrere in problemi che a lungo andare possono portare alla perdita di membri chiave del team, che non riconoscono più un equilibrio tra lavoro e vita privata, e di conseguenza a costi più elevati, dati dalla perdita di professionalità specializzata. Invece, gestendo i carichi di lavoro in modo ottimale, ogni membro del team si sente adeguatamente sfidato, motivato e produttivo.
I workload tracking software raccolgono informazioni provenienti da calendari del personale, allocazione delle risorse, strumenti di monitoraggio della gestione dei progetti, report sull’impiego del personale e la pianificazione della forza lavoro. In questo modo offrono una panoramica sulle attività di progetto e danno maggiori informazioni su tutta la gestione di un team. Nel fare ciò, fanno risparmiare tempo e rendono le informazioni comprensibili e condivisibili grazie a report e grafici dettagliati.
Le caratteristiche prioritarie che tutte le aziende si aspettando da un software di questo tipo riguardano il supporto nella pianificazione delle attività, tenendo traccia del tempo e favorendo la collaborazione.
La visualizzazione dei carichi delle risorse e delle assegnazioni su CyberPlan RSP
Gestire in modo efficiente i lavoratori e la loro produttività è essenziale per un’azienda che vuole lavorare bene. Utilizzare un sistema che automatizzi questi compiti, con tutti i benefici connessi, può agevolare di molto il lavoro dei project manager che devono gestire team impegnati su più progetti.
CyberPlan RSP risponde a questa esigenza e fornisce gli strumenti per avere un carico delle risorse ottimizzato e sempre aggiornato, per gestire diversi tipi di attività e le risorse in base alle skill.
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